Cuando nos proporcionas tus datos en los formatos que hemos destinado para recolectarlos, autorizas a PROTECCIÓN S.A., NIT 800138188-1, para que tratemos tus datos (recolección, almacenamiento, uso, custodia, procesamiento, transmisión, transferencia, circulación o supresión) para las siguientes finalidades:

• Para que Protección cumpla con las obligaciones propias de su objeto social principal y conexo, en su calidad de administradora de fondos de pensiones obligatorias, voluntarias y de cesantías; así como aquellos servicios y productos que se ofrecen bajo la figura del contrato de uso de red.

• Para que conforme a las disposiciones legales vigentes en materia de habeas data suministremos la información que nos requieran las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, sus agremiaciones y empresas afiliadas, con el fin de realizar actividades y proyectos.

• Para conocer tu ubicación y contactarte a través de llamadas telefónicas o de internet, correspondencia física y electrónica, mensajes de texto, Instagram, Twitter, Facebook, Linkedin o cualquier red social, con el fin de reportarte incidentes de seguridad o novedades relacionadas con tus productos y servicios.

• Para darte a conocer información sobre nuestros productos, servicios, eventos, actividades de índole comercial, alianzas y publicidad a través de los medios físicos o virtuales registrados, previa autorización tuya.

• Para compartir tu información personal, comercial, financiera, legal, judicial y crediticia con el fin de prevenir y controlar riesgos y/o fraudes.

• Para realizar aquellas actividades tendientes a confirmar y actualizar tu información, realizar asesorías, así como para validar y verificar tu identidad en transacciones, o con el fin de ofrecerte y administrar los productos y servicios; incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imágenes, vídeos o voz, entre otros.

• Para ejecutar acciones de perfilamiento comercial; prospección; hábitos de consumo; analítica; identificación de tendencias de mercado; definición de patrones; inteligencia de negocios; labores de inteligencia artificial; encuestas de satisfacción en la experiencia de cliente; analizar tus conductas digitales (redes sociales, portales web, apps); llevar a cabo investigaciones de riesgos, estadísticas y financieras; generar modelos para monitorear la ocurrencia de riesgos que pudieran afectarte como fraude, suplantación, afectación de tu información; entre otros métodos de aprovechamiento de datos; con el propósito de conocerte, construir propuestas de nuestros productos y servicios valiosas para ti, mejorar tu experiencia y poder asesorarte de manera integral.

• Para, conforme a la normatividad vigente aplicable, compartir tu información con aliados comerciales o estratégicos y proveedores de Protección, con el propósito de cumplir con el objeto social, prestar adecuadamente el servicio, gestionar riesgos, atender reclamos y realizar gestión comercial.

• Para que Protección pueda divulgar y adelantar eventos relacionados con responsabilidad social empresarial y sostenibilidad.

• Consultar tus datos para administrar el Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales.

• Atender requerimientos de organismos de control y vigilancia, entidades administrativas y judiciales

Recuerda que no estás obligado a autorizar el tratamiento de información personal sensible (datos biométricos, relativos a la salud o vida sexual, origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, o similares) o que correspondan a niñas, niños y adolescentes. Puedes encontrar nuestra política de tratamiento de datos personales en www.proteccion.com. Podrás ejercer tus derechos a través del mismo portal web en la opción “Contáctenos”; en el correo electrónico datospersonales@proteccion.com.co; comunicándote a nuestra Línea de Servicio al cliente: desde Bogotá 744 44 64, desde Medellín y Cali 510 90 99, desde Barranquilla 319 79 99, desde Cartagena 642 49 99 y desde el resto del país 01 8000 52 8000; o en cualquiera de nuestras oficinas de servicio a nivel nacional que puedes consultar en nuestro portal web en la opción “oficinas de servicio”.

En Protección S.A., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, queremos que conozcas nuestra política de tratamiento de datos personales (de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). Como organización, cada vez somos más conscientes de la importancia que tiene la información personal: su privacidad, confidencialidad y seguridad; por ello, desarrollamos, implementamos y mantenemos mecanismos que garanticen el manejo adecuado de la información personal de nuestros grupos de interés, conforme a la regulación y a los estándares internos.

Identificación del responsable

Somos ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIONES Y CESANTÍAS PROTECCIÓN S.A. (en adelante PROTECCIÓN), con NIT 800138188-1, estamos domiciliados en la ciudad de Medellín-Colombia, en la Calle 49 #63-100, Torre Protección. Nuestro correo electrónico es datospersonales@proteccion.com.co y los teléfonos donde puedes contactarnos son: desde Bogotá 744 44 64, desde Medellín y Cali 510 90 99, desde Barranquilla 319 79 99, desde Cartagena 642 49 99 y desde el resto del país 01 8000 52 8000.

Algunas definiciones importantes

Para que sea más fácil comprender la política que te presentaremos a continuación, nos parece importante compartirte algunas definiciones que la norma le da a ciertas palabras:

• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado que nos das para tratar tus datos.

• Titular: eres tú como persona natural y tus datos personales que son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación

• Base de datos: es un conjunto organizado de los datos que son objeto de tratamiento.

• Dato personal: es la información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Por ejemplo: los relacionados con tu estado civil, tu profesión u oficio, tu calidad de comerciante o de servidor público.

• Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para ti.

• Datos sensibles: son aquellos que afectan tu intimidad o aquellos que usados indebidamente pueden generar tu discriminación, tales como: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Responsable del tratamiento: es una persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Encargado del tratamiento: es una persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra fuera del país.

• Transmisión: consiste en los datos que el Responsable comparte con los encargados, con el objetivo de la prestación de un servicio o realización de actividad, bajo control, responsabilidad y cuenta del Responsable.

• Clientes: son nuestros afiliados, pensionados, beneficiarios y empleadores.

• Cliente Potencial: son aquellas personas naturales a quienes ofrecemos nuestros productos y servicios

• Colaboradores: son aquellas personas naturales que trabajan directamente en Protección

• Proveedores: son las personas con la que celebramos un contrato para un fin determinado.

• Cookies: Es un archivo creado por un sitio web que contiene pequeñas cantidades de datos y que se envían entre un emisor y un receptor. En el caso de Internet, el emisor sería el servidor donde está alojada la página web y el receptor es el navegador que usas para visitar cualquier página web.

Público objetivo

Nuestra política se dirige a nuestros clientes, colaboradores, aspirantes a cargos, accionistas, proveedores, clientes potenciales y en general para aquellas personas que nos suministren sus datos personales y nos autoricen a su tratamiento, de acuerdo con la normatividad vigente.

Tratamiento que le daremos a tus datos y finalidades

Cuando nos autorizas al tratamiento de tus datos personales, nos permites recolectarlos, almacenarlos, usarlos, custodiarlos, procesarlos, transmitirlos, transferirlos, circularlos o eliminarlos, de acuerdo con las normas vigentes. Ese tratamiento, lo hacemos con las siguientes finalidades:

• Para que Protección cumpla con las obligaciones propias de su objeto social principal y conexo, en su calidad de administradora de fondos de pensiones obligatorias, voluntarias y de cesantías; así como aquellos servicios y productos que se ofrecen bajo la figura del contrato de uso de red.

• Para que de acuerdo a las disposiciones legales vigentes de habeas data suministremos la información que nos requieran las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, sus agremiaciones y empresas afiliadas, con el fin de realizar actividades y proyectos.

• Para conocer tu ubicación y contactarte a través de internet o de llamadas telefónicas, correspondencia física y electrónica, mensajes de texto, Instagram, Twitter, Facebook, LinkedIn o cualquier red social, con el fin de reportarte incidentes de seguridad o novedades relacionadas con tus productos y servicios.

• Para informarte sobre nuestros productos, servicios, eventos, actividades de índole comercial, alianzas y publicidad a través de los medios físicos o virtuales registrados, con tu autorización.

• Para consultar y compartir tu información personal, comercial, financiera, legal, judicial y crediticia con el fin de prevenir y controlar riesgos y/o fraudes.

• Para realizar aquellas actividades que nos permitan confirmar y actualizar tu información, realizar asesorías, así como para validar y verificar tu identidad en transacciones, o con el fin de ofrecerte y administrar los productos y servicios; incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imágenes, vídeos o voz, entre otros.

• Para ejecutar acciones de perfilamiento comercial; prospección; hábitos de consumo; analítica; identificación de tendencias de mercado; definición de patrones; inteligencia de negocios; labores de inteligencia artificial; encuestas de satisfacción en la experiencia de cliente; analizar tus conductas digitales (redes sociales, portales web, apps); llevar a cabo investigaciones de riesgos, estadísticas y financieras; generar modelos para monitorear la ocurrencia de riesgos que pudieran afectarte como fraude, suplantación, afectación de tu información; entre otros métodos de aprovechamiento de datos; con el propósito de conocerte, construir propuestas de nuestros productos y servicios valiosas para ti, mejorar tu experiencia y poder asesorarte de manera integral.

• Para, conforme a la normatividad vigente aplicable, compartir tu información con aliados y/o proveedores de Protección, con el propósito de cumplir con el objeto social, prestar adecuadamente el servicio, gestionar riesgos, atender reclamos y realizar gestión comercial, siempre respetando la normativa vigente

• Para que Protección pueda adelantar a cabalidad sus procesos de atracción del talento, selección y contratación de colaboradores o proveedores.

• Para que Protección, directamente o apoyado en terceros, en su rol de empleador pueda cumplir con sus obligaciones y desempeñe labores encaminadas al desarrollo de todos los procesos de gestión humana como capacitación, formación, bienestar, beneficios, análisis y optimización del clima al interior de la compañía, gestión de los riesgos laborales y de la seguridad y salud en el trabajo, entre otros.

• Para que Protección pueda divulgar y adelantar eventos relacionados con responsabilidad social empresarial y sostenibilidad.

• Para dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de nuestra calidad de emisor y de los depositantes; administrar el libro de accionistas; atender quejas y solicitudes y cumplir a cabalidad con las gestiones y fines de la relación de Protección con sus accionistas.

• Si eres representante o apoderado de una empresa cliente o proveedor, para la gestión de los contratos en los que intervienes por tu relación jurídica.

• Para consultar tus datos para administrar el Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales.

• Para monitorear las condiciones de seguridad en nuestras sedes y de nuestra información, a través de la captura de imágenes mediante circuito cerrado de televisión u otros dispositivos efectivos y pertinentes, dentro de lo contemplado en el ordenamiento jurídico.

• Para atender requerimientos de organismos de control y vigilancia, entidades administrativas y judiciales.

Uso de Cookies

Te informamos que usamos cookies en tu equipo bajo la aceptación del uso de éstas, salvo en los supuestos en los que sean necesarias para la navegación por nuestro sitio web.

Usamos estos datos para mejorar nuestros servicios, personalizar nuestro sitio web, facilitar la navegación, proporcionarte una mejor experiencia en el uso de los contenidos de nuestra página, identificar problemas para solucionarlos, hacer mediciones y estadísticas de uso y mostrarte publicidad relacionada con tus preferencias mediante el análisis del uso de nuestro sitio.

Puedes deshabilitar el uso de las cookies en la configuración de tu dispositivo o equipo

Seguridad de la información

En Protección implementamos las medidas técnicas, humanas, jurídicas y administrativas necesarias para brindar la seguridad y protección necesarias de tu información, con el objetivo de prevenir la adulteración, pérdida, consulta, difusión, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Tus datos personales serán almacenados en bases de datos, debidamente registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así mismo, implementamos los controles administrativos, técnicos (hardware y software), legales, y demás que sean requeridos, para garantizar la seguridad de la información física y electrónica, desde su recolección hasta su eliminación.

Desde Protección exigimos a los terceros y encargados del tratamiento de datos acorde con las de acuerdo con lo establecido finalidades establecidas en esta política, la implementación de las medidas de seguridad de la información necesarias para garantizar su adecuado tratamiento; así mismo, que los terceros y encargados del tratamiento sólo actúan siguiendo instrucciones del responsable.

Protección realiza periódicamente verificaciones a los terceros y encargados del tratamiento de datos, con el fin de garantizar que éstos cumplan con los requisitos definidos por Protección y que implementen las medidas necesarias para garantizar la seguridad de los mismos.

Transferencia y transmisión de datos personales

Protección podrá efectuar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos como responsable de los datos personales que administra, en el desarrollo de las finalidades descritas anteriormente.

Desde Protección exigimos a los destinatarios de los datos los siguientes criterios para como requisito para la transmisión o transferencia:

1. La implementación de las medidas de seguridad de la información necesarias para garantizar su adecuado tratamiento.

2. Si la transferencia es internacional, se debe verificar que la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país que recibe la información.

3. Suscribir el contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales que se transfieren.

Derechos que te asisten

Como titular de tus datos personales, la ley dispone a tu favor los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Recuerda: de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, tu autorización no será necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste para tratar tus datos.

• Solicitarnos información de cómo estamos tratando y usando tus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación del dato cuando no respetemos tus derechos y garantías constitucionales y legales, la cual procederá una vez la Superintendencia de Industria y Comercio así lo haya determinado. Debes tener en cuenta que la revocatoria o eliminación no procederá cuando por mandato normativo o contractual tu información deba permanecer en las bases de datos.

• Acceder en forma gratuita a tus datos personales

Datos Sensibles

Protección S.A. para el tratamiento de datos sensibles, informará al titular de los datos lo siguiente:

1. El titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.

2. Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.

3. Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles. La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

Datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013; y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

3. Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización a PROTECCION S.A, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.

Medios, canales y procedimiento para el ejercicio de tus derechos

Podrás ejercer tus derechos a través de la página web www.proteccion.com y hacerle tu consulta a Pronto, nuestro asesor virtual; en el correo electrónico datospersonales@proteccion.com.co; comunicándote a nuestra Línea de Servicio al cliente: desde Bogotá 744 44 64, desde Medellín y Cali 510 90 99, desde Barranquilla 319 79 99, desde Cartagena 642 49 99 y desde el resto del país 01 8000 52 8000; o en cualquiera de nuestras oficinas de servicio a nivel nacional que puedes consultar en nuestro portal web en la opción “Oficinas de servicio”.

El procedimiento para atender tus consultas o reclamos está dividido en tres etapas:

Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías PROTECCIÓN S.A., a través de este aviso, informa a los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos que las políticas de tratamiento de datos personales de PROTECCIÓN S.A. son:

• Al titular de los datos personales en tratamiento, se le respetarán sus derechos a conocer íntegramente y de forma gratuita sus datos personales, así como a actualizarlos y recti¬ficarlas frente a PROTECCIÓN S.A o los encargados del tratamiento.

• Al titular de los datos personales en tratamiento, podrá conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud.

• El titular de los datos personales en tratamiento, podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a PROTECCIÓN S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.

• Al titular de los datos personales en tratamiento, podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Al respecto, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya determinado que en el tratamiento PROTECCIÓN S.A o el encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución Política.

• El titular de los datos personales en tratamiento, para efectos de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectifi¬car y suprimir información, revocar la autorización, entre otros, podrá acudir a PROTECCIÓN S.A como responsable del tratamiento, de manera gratuita: al Área de Administración de Información de los Clientes, a quienes podrá contactar en la Calle 49 Nro. 63 – 100 de la ciudad de Medellín, al correo electrónico afp_proteccion@proteccion.com.co o a las líneas de Servicio en: Bogotá 744 44 64, Medellín y Cali 510 90 99, Barranquilla 319 79 99, Cartagena 642 49 99 y Nacional 01 8000 52 8000, en internet www.proteccion.com

• El titular de los datos personales en tratamiento, podrá presentar ante la superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

• El titular será informado acerca de la no obligatoriedad de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o ¬filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y lo datos biométricos o sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes.

• El titular podrá conocer nuestra política de tratamiento, los datos sustanciales que se lleguen a producir en el presente aviso o en las políticas de tratamiento, serán publicadas en nuestro sitio web, medio electrónico habitual de contacto con nuestros titulares.